El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es una obligación legal para todas las sociedades mercantiles, con el fin de garantizar la transparencia y permitir el acceso público a la información económica y financiera de las empresas.
Esta obligación está regulada principalmente por el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil.
Empresas obligadas a presentar las cuentas
Deben depositar sus cuentas anuales todas las sociedades inscritas en el Registro Mercantil, entre ellas:
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Sociedades Anónimas (S.A.)
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Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.)
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Sociedades Comanditarias por acciones
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Sociedades Cooperativas y otras formas con obligación de inscripción
Los empresarios individuales solo están obligados si así lo dispone expresamente la normativa aplicable a su actividad.
Plazos de presentación
El proceso tiene tres fases principales:
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Formulación: Los administradores deben formular las cuentas anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (normalmente antes del 31 de marzo si el ejercicio coincide con el año natural).
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Aprobación: La junta general de socios debe aprobar las cuentas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (habitualmente antes del 30 de junio).
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Depósito: Una vez aprobadas, las cuentas deben depositarse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación, es decir, antes del 30 de julio si el ejercicio cierra el 31 de diciembre.
Documentación requerida
El depósito debe incluir los siguientes documentos:
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Instancia de presentación o carátula oficial (modelo normalizado).
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Certificación del acuerdo de la junta aprobando las cuentas y aplicando el resultado.
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Cuentas anuales:
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Balance de situación
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Cuenta de pérdidas y ganancias
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Estado de cambios en el patrimonio neto
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Estado de flujos de efectivo (obligatorio para grandes empresas)
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Memoria explicativa
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Informe de gestión, cuando sea obligatorio.
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Informe de auditoría, si la sociedad está obligada a auditarse o si lo solicita una minoría de socios.
En el caso de microempresas o pymes, pueden utilizarse los modelos abreviados o simplificados aprobados por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).
Forma de presentación
El depósito puede realizarse de tres maneras:
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Telemáticamente, a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de España, usando certificado digital.
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En soporte físico (papel o CD), presentándolo en la oficina del Registro Mercantil.
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Mixta, combinando la presentación telemática y el envío físico de ciertos documentos firmados.
Consecuencias del incumplimiento
No realizar el depósito de las cuentas dentro del plazo establecido puede tener consecuencias significativas:
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Cierre registral: el Registro Mercantil no inscribirá ningún documento de la sociedad (excepto algunos actos limitados como el cese de administradores o la disolución).
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Sanciones económicas: la Ley 22/2015 prevé multas de entre 1.200 y 60.000 euros, pudiendo llegar a 300.000 euros para grandes empresas.
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Responsabilidad de los administradores: en casos de incumplimiento reiterado, los administradores podrían ser considerados responsables por falta de diligencia.
Acceso público
Una vez depositadas, las cuentas anuales quedan a disposición del público. Cualquier persona puede solicitar una copia o consulta a través del Registro Mercantil o su sede electrónica, garantizando la transparencia y confianza en el tráfico mercantil.
Coste de la inscripción en el Registro Mercantil
El coste de la inscripción en el Registro Mercantil es de 550€ + IVA.
Solicitud de inscripción en el Registro
- Recopile la documentación indicada.
- Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
- Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la inscripción en el Registro Mercantil.
- Una vez terminada la inscripción se lo notificaremos.
Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: