Depósito de cuentas consolidadas de grupos empresariales en el Registro Mercantil

El depósito de cuentas consolidadas en el Registro Mercantil de España es una obligación legal que recae sobre los grupos empresariales cuando una sociedad dominante controla, directa o indirectamente, a una o más sociedades dependientes.

Este depósito tiene como finalidad ofrecer una imagen fiel del conjunto económico del grupo, reflejando su situación patrimonial, financiera y de resultados como si fuera una sola entidad.

Sociedades obligadas a consolidar

Está obligada a formular y depositar cuentas consolidadas toda sociedad dominante que ejerza el control efectivo sobre una o varias sociedades dependientes, ya sea:

• Por poseer la mayoría de los derechos de voto,

• Por tener facultad de nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración,

• O por influir de modo dominante en virtud de acuerdos o cláusulas estatutarias.

Excepciones

No será obligatorio formular cuentas consolidadas si:

• El grupo no supera durante dos ejercicios consecutivos dos de los tres límites siguientes:

  • Total de activos ≤ 11,4 millones €,

  • Cifra de negocios ≤ 22,8 millones €,

  • Número medio de empleados ≤ 250.

• La sociedad dominante ya forma parte de otro grupo consolidado superior, cuyas cuentas se depositen en España o en un Estado miembro de la UE.

• El grupo está integrado solo por filiales irrelevantes o de escasa significación cuantitativa.

Plazos de formulación y depósito

El proceso sigue los mismos plazos que las cuentas individuales, pero con ciertas particularidades:

1. Formulación: dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (por lo general, antes del 31 de marzo).

2. Aprobación: las cuentas consolidadas deben ser aprobadas por la junta general de la sociedad dominante dentro de los seis meses posteriores al cierre (habitualmente, antes del 30 de junio).

3. Depósito: el depósito en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad dominante debe efectuarse dentro del mes siguiente a su aprobación (normalmente, antes del 30 de julio).

Documentación a presentar en el Registro Mercantil

El expediente de depósito de cuentas consolidadas debe incluir:

1. Instancia de presentación (carátula oficial) del Registro Mercantil.

2. Certificación del órgano de administración de la sociedad dominante, acreditando:

   • La aprobación de las cuentas consolidadas.

   • La aplicación del resultado consolidado.

   • La identidad del auditor o auditores.

3. Cuentas anuales consolidadas, que comprenden:

   • Balance consolidado.

   • Cuenta de pérdidas y ganancias consolidada.

   • Estado de cambios en el patrimonio neto consolidado.

   • Estado de flujos de efectivo consolidado (cuando sea obligatorio).

   • Memoria consolidada.

4. Informe de gestión consolidado (obligatorio salvo excepciones).

5. Informe de auditoría de cuentas consolidadas, emitido por el auditor designado.

6. Declaración de identificación de las sociedades del grupo, con porcentaje de participación y método de consolidación aplicado (global, proporcional o puesta en equivalencia).

Forma de presentación

Desde hace años, el depósito debe hacerse exclusivamente en formato electrónico.

Procedimiento:

1. Generación de los ficheros en formato digital normalizado (generalmente XML o PDF).

2. Firma electrónica del representante legal.

3. Envío telemático del conjunto de documentos a la oficina del Registro Mercantil correspondiente.

4. Recepción de un acuse de presentación con número de entrada y fecha.

5. Una vez comprobada la documentación, el Registro practica la anotación del depósito y emite un justificante oficial.

Auditoría de cuentas consolidadas

Las cuentas consolidadas deben ser auditadas siempre, con independencia de que las cuentas individuales estén o no sujetas a auditoría obligatoria.

El auditor del grupo debe ser designado por la junta general de la sociedad dominante o, en su defecto, por el Registro Mercantil, conforme al procedimiento previsto en el artículo 265 de la LSC.

Consecuencias del incumplimiento

Si la sociedad dominante no deposita las cuentas consolidadas dentro del plazo legal:

• El Registro Mercantil cerrará la hoja registral de la sociedad (art. 378 RRM).

• Se imposibilita inscribir actos sociales (excepto algunos como el cese de administradores o la disolución).

• Se pueden imponer sanciones económicas por el ICAC, de 1.200 a 60.000 euros, y hasta 300.000 euros si la sociedad o el grupo supera los 6 millones de euros de facturación.

• Los administradores pueden ser responsables por incumplimiento de sus deberes legales.

Accesibilidad y transparencia

Una vez depositadas, las cuentas consolidadas quedan a disposición del público en el Registro Mercantil, garantizando la transparencia informativa del grupo empresarial.

Cualquier persona puede solicitar copias o informes, lo que permite a socios, acreedores y terceros conocer la situación económica global del grupo.

Coste de la inscripción en el Registro Mercantil

El coste de la inscripción en el Registro Mercantil es de 550€ + IVA.

Solicitud de inscripción en el Registro

1. Recopile la documentación indicada.
2. Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
3. Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la inscripción en el Registro Mercantil.
4. Una vez terminada la inscripción se lo notificaremos.

Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: