La legalización de libros contables y societarios en el Registro Mercantil es una obligación anual que tienen las sociedades mercantiles para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de su contabilidad y de las decisiones sociales.
Esta obligación está regulada en los artículos 25 y 27 del Código de Comercio, en el Reglamento del Registro Mercantil (Real Decreto 1784/1996) y en la Orden JUS/319/2018, que establece el formato y presentación de los libros obligatorios en soporte electrónico.
Finalidad de la legalización
El objetivo principal es evitar manipulaciones posteriores en la contabilidad o en los acuerdos sociales, asegurando que los libros reflejan de forma fiel las operaciones y decisiones adoptadas en cada ejercicio.
La legalización tiene carácter preventivo, es decir, se realiza antes de que los libros se utilicen o inmediatamente después de cerrarse el ejercicio contable, para dejar constancia de su contenido en el Registro Mercantil correspondiente.
Sujetos obligados
Deben legalizar libros todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil, entre ellas:
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Sociedades Anónimas (S.A.)
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Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.)
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Sociedades Comanditarias por acciones
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Sociedades Cooperativas (en determinados casos)
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Otras entidades con obligación de llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio
Los empresarios individuales también están obligados a legalizar sus libros si están inscritos en el Registro Mercantil.
Libros que deben legalizarse
Los libros obligatorios se dividen en contables y societarios:
Libros contables
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Libro Diario: Registra cronológicamente todas las operaciones económicas.
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Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Incluye el balance inicial, los balances de comprobación trimestrales y las cuentas anuales al cierre del ejercicio.
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Otros libros auxiliares o específicos (por ejemplo, de IVA o de existencias) pueden legalizarse de forma voluntaria.
Libros societarios
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Libro de actas de la junta general y de los órganos colegiados (consejo de administración, comisión ejecutiva, etc.).
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Libro registro de socios (en las S.L.) o de acciones nominativas (en las S.A.).
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Libro de contratos con el socio único (en sociedades unipersonales).
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Cualquier otro libro exigido por estatutos o normativa específica.
Plazo para la legalización
El plazo general es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio social.
Por ejemplo, si el ejercicio social finaliza el 31 de diciembre, la fecha límite para legalizar los libros será el 30 de abril del año siguiente.
Forma y procedimiento de presentación
Desde el 1 de enero de 2015, la legalización debe realizarse exclusivamente de forma telemática, en soporte electrónico.
Pasos principales:
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Generación de los libros en formato electrónico (habitualmente en PDF o ZIP).
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Firma digital de los libros por parte del administrador o representante legal, usando certificado electrónico reconocido.
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Envío telemático a través de la plataforma del Registro Mercantil.
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El Registro realiza una verificación automática y emite un acuse de recibo con el número de entrada y fecha de presentación.
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Una vez revisados, el Registro emite una certificación de legalización que acredita su presentación y contenido.
Los libros se conservan íntegros y cifrados, garantizando la confidencialidad de la información.
Consecuencias del incumplimiento
No legalizar los libros dentro del plazo puede generar varios problemas:
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Sanciones indirectas: aunque no hay multa directa, puede afectar la validez probatoria de los libros contables ante Hacienda o los tribunales.
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Riesgos en auditorías o inspecciones: la falta de legalización puede interpretarse como irregularidad contable.
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Dificultades en operaciones societarias (como fusiones, disoluciones o ventas) donde se exija acreditar la legalización.
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Responsabilidad de los administradores si el incumplimiento causa perjuicio a socios o terceros.
Conservación y consulta
Los libros legalizados deben conservarse durante al menos seis años a partir del último asiento realizado (art. 30 del Código de Comercio).
El acceso a su contenido es reservado: el Registro Mercantil no publica los libros, solo certifica su legalización y custodia.
Coste de la inscripción en el Registro Mercantil
El coste de la inscripción en el Registro Mercantil es de 550€ + IVA.
Solicitud de inscripción en el Registro
- Recopile la documentación indicada.
- Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
- Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la inscripción en el Registro Mercantil.
- Una vez terminada la inscripción se lo notificaremos.
Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: